Produktivitätshacks für deinen beruflichen und persönlichen Erfolg - Teil 1

00:00:00: Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen QuickendBZ Podcast Folge "Schön, dass du da bist".

00:00:10: Heute geht es um Produktivitätshacks für deinen beruflichen und persönlichen Erfolg.

00:00:15: Ich werde dir hier mehrere Dinge aus dem Bereich Selbst- und Zeitmanagement erzählen und dein

00:00:21: Job ist es auszuprobieren, welche davon vielleicht für dich geeignet sind, damit du so richtig

00:00:25: durchstarten kannst. Bestimmt kennst du das auch. Du hast Feierabend und zum Ende des Arbeitstages

00:00:34: hast du noch jede Menge Aufgaben, die noch nicht erledigt sind und liegen geblieben sind. Das kann

00:00:39: manchmal wirklich frustrieren sein. Die Zufriedenheit ist auf jeden Fall da, nicht immer weit oben.

00:00:44: Die Arbeit starbelt sich auf deinem Tisch und es scheint so, als würde es von Tag zu Tag eher

00:00:49: wachsen, als dass der Berg mal kleiner wird. Und das Spannende, das gilt meistens ja auch gar nicht

00:00:55: nur fürs Arbeitsleben, sondern das kann auch privat genauso passieren. Aber sei dir über

00:00:59: eine Sache sicher, du bist damit definitiv nicht alleine. Das geht ganz, ganz vielen so.

00:01:04: Einer der wichtigsten Punkte, damit uns das Ganze hier nicht immer erdrückt und erschlägt,

00:01:10: ist, dass wir unsere Aufgaben sinnvoll planen und managen. Und hier ist bei den meisten tatsächlich

00:01:17: schon der erste große Fehler, denn oft geht es so, dass wir die Aufgaben eben spontan angehen,

00:01:24: so wie es gerade kommt, dass wir jeden Tag einfach spontan überlegen, was ist heute wichtig,

00:01:29: was mache ich jetzt eigentlich gerade und dadurch tatsächlich gar kein System drin ist und gar keine

00:01:33: Struktur. Und das sorgt für eher höhere Unterfriedenheit und vor allem fehlt es an

00:01:39: Produktivität und Effizienz in unserem Arbeitsalltag. Und deswegen geht es mir am

00:01:43: erstes der Pizzeri darum, wie schaffst du das mehr Produktivität und Effizienz in

00:01:48: deinen Arbeitstag zu bringen und das geht über sinnvolle Zeitplanung. Eine der wichtigsten

00:01:54: Regeln im modernen Zeitmanagement ist dieses Thema "Eat the Frog First". Also, mach die

00:02:00: schwierigen Aufgaben, die Dinge, die besonders wichtig sind, zuerst, damit du nicht gefahrläufst,

00:02:07: dass du vielleicht ganz viele Dinge machst, aber die wichtigen und wesentlichen Aufgaben immer

00:02:11: vor dich her schiebst und am Ende des Tages tatsächlich immer wieder ein Stress gerätzt,

00:02:16: weil die besonders wichtigen Aufgaben einfach liegen geblieben sind. Ich kenne das doch von mir

00:02:20: selber noch. Das ist mir immer wieder passiert, dass das sich die wirklich wichtigen Dinge,

00:02:24: die ich erledigen soll, einfach vor mich her geschoben habe. Tage, manchmal sogar

00:02:28: wochenlang, immer wieder, weil es einfach auch unliebsame Aufgaben waren. Und natürlich mache

00:02:35: ich lieber andere Sachen, als die Dinge, auf die ich keinen Bock habe. Das Problem ist,

00:02:39: es steigert die Unzufriedenheit, es demotiviert und letztendlich wird der Druck oder der Berg

00:02:45: dieser Aufgabe immer größer und immer größer, so dass es nachher schon fast unmöglich erscheint,

00:02:51: diese Aufgabe überhaupt noch anzugehen. Das Problem ist, vom Aussitzen wird diese Aufgabe

00:02:55: gar nicht erledigt und das Problem wird nicht gelöst. Deswegen ist diese "Eat the Frog First",

00:03:01: also sprich, "hör auf, aufzuschieben", sondern mach zuerst die schwierigen Aufgaben Gold wert,

00:03:06: weil wenn du das gleich am Anfang machst, dass du vielleicht die erste schwere Aufgabe gleich

00:03:11: morgens erledigst, dann ist sie weg. Sie ist vom Tisch, das motiviert dich, weil du eine

00:03:15: wichtiges zu du schon erledigt hast und danach eben auch eher noch schönere Aufgaben auf dich

00:03:20: warten, wo die Motivation einfach auch oben bleibt. Mein größter Game Changer ist so was ganz banalist,

00:03:27: das war das Thema "aufschreiben statt merken". Also, alles aus dem Kopf aufschreiben,

00:03:32: to-do-listen führen und nicht denken, "ah, ich habe das alles im Kopf". Natürlich, ich war lange

00:03:37: Zeit, ich gebe es zu, ich bin ein Stück weit faul gewesen oder bin auch heute immer noch gerne

00:03:41: faul und ich habe gedacht, warum soll ich Dinge aufschreiben, die ich doch im Kopf habe. Aber im

00:03:45: Kopf verbrauchen sie Kapazität, die ich zum Lösen der Aufgabe brauchen kann oder aber für ganz

00:03:51: andere Aufgaben noch gebrauchen kann. Deswegen ist es so wichtig, dass ich für mich gelernt habe,

00:03:56: dass ich grundsätzlich meine to-dos aufschreibe. Du kannst selber überlegen, ob du das im analoge

00:04:02: Form machst oder in digitaler Form. Ich selber nutze dafür die Notizen in meinem Telefon beziehungsweise

00:04:08: inzwischen nutze ich Trello, damit ich auch die Möglichkeit habe, meinen Teammitgliedern

00:04:14: meine Notizen ohne Probleme zu teilen oder dass man einfach in diesem System auch die

00:04:19: Möglichkeit hat, meine to-dos auch ohne weiteres hin und her zu schieben und auch noch andere

00:04:23: Leute hinzuzufügen. Aber das ist wichtig, wenn man in unserem Team arbeitet und viel auch virtuell

00:04:27: miteinander zusammenarbeitet. Letztendlich, ganz lange habe ich das einfach in der Notizen-App

00:04:31: von meinem Telefon gemacht und das war völlig in Ordnung. Denn was so relevant ist, ist,

00:04:36: dass die Notizen mit den to-dos überall verfügbar sind. Und als ich früher noch angefangen habe,

00:04:42: mir das auf irgendwelche Posts zu schreiben und dann an meinem Arbeitsplatz da ein schönes

00:04:47: Kantenbahnboard, also richtig schön argil das ganze aufbereitet zu haben, das war gut, aber das

00:04:52: Problem war, ich war auch mehrere Tage gar nicht im Büro und dadurch habe ich nie alle Aufgaben,

00:04:57: die ich wirklich zu tun hatte erfasst und dann bringt es schon wieder nichts. Dann ist die

00:05:01: Produktivität und die Effektivität dahinter wieder nicht wirklich gegeben und so vergisst du doch

00:05:06: Aufgaben oder so ist es dann irgendwann so, dass du es gar nicht mehr führst, weil du ja weißt,

00:05:10: ich habe jetzt eh schon drei Aufgaben nicht aufgeschrieben und dann ist es schon wieder

00:05:13: so anstrengend, dass alles noch nachträglich zu machen. Habe ich aber mein Telefon, das habe ich

00:05:17: immer dabei, da gibt es wirklich keinen Moment, wo ich das nicht habe, egal ob ich zu Hause bin,

00:05:21: ob es Wochenende ist, ob es unter der Woche ist, ob ich auf Dienstreise bin und das heißt,

00:05:24: ich kann sofort über das Telefon meine To-dos aufschreiben und ich habe den Kopf frei für

00:05:30: andere Dinge. Darüber hinaus ist natürlich extrem wichtig, die To-dos, wir haben alle Aufgaben,

00:05:36: die ich aufgeschrieben habe, dass ich da auch Priorität reinbringe. Wir haben eben schon über

00:05:39: Eat the Frog First gesprochen und für mich gibt es immer eine goldene Regel, die habe ich ja auch

00:05:44: schon mal geteilt. Ich will ja wohl das gerne für mich bedeutet, dass in der Tagesplanung immer

00:05:48: folgendes, dass ich die zwei wichtigsten To-dos des Arbeitstages in die erste Tageshälfte bringe.

00:05:54: Das ist quasi meine Umsetzung von Eat the Frog First, die ich persönlich nutze. Das heißt,

00:05:58: ich gucke mal, was sind die zwei wichtigsten Aufgaben und ich möchte die in der ersten

00:06:01: Tageshälfte erledigen, sofern möglich, wenn ich natürlich auf Termine oder Meetings angewiesen

00:06:06: bin, dann geht das nicht immer zu 100%.

00:06:08: Aber das Schöne ist auch hier, ich mache das, damit ich schon schnellstmögliche Erfolgserlebnisse

00:06:14: habe und damit vor allem die wichtigen Dinge nicht liegen bleiben können.

00:06:17: Weil stell dir mal vor, du machst das mehrere Tage hintereinander, dann hast du in der Regel

00:06:20: deine wichtigsten Dinge weg.

00:06:22: Damit du aber überhaupt weißt, was ist wirklich wichtig, braucht es vorher eine Priorisierung.

00:06:27: Denn ohne Priorisierung ist dir noch gar nicht klar, was ist jetzt eigentlich wichtig und

00:06:31: was nicht.

00:06:32: Am bekanntesten ist die Priorisierung nach der Eisenhower Methode.

00:06:36: In dieser Methode bist du dazu angehalten, deine To-dos nach Wichtigkeit und nach Dringlichkeit

00:06:42: zu sortieren.

00:06:43: Also du hast sozusagen zwei Achsen, du hast die Möglichkeit zu sagen, ist das sehr wichtig

00:06:48: oder noch nicht so wichtig und ist es dringend oder noch nicht so dringend.

00:06:52: Und das heißt, wenn du es dringend und wichtig hast, ist das Prior.

00:06:56: Also sprich, Prior sind die To-dos, die du selbst am besten sofort erledigst.

00:07:01: Wir haben aber auch durchaus To-dos, die wichtig, aber noch nicht dringend sind.

00:07:05: Das sind dann unsere Be-Prioritäten.

00:07:07: Und dringend, aber nicht wichtig, ist Prior C und weder dringend noch wichtig ist theoretisch

00:07:15: Prior D, aber in dieser Methode heißt es nicht nur Prior D, sondern Prior P, P für Papierkorb.

00:07:20: Das heißt, To-dos, die weder wichtig noch dringend sind, sollte zu immer prüfen, ob es

00:07:24: sinnvoll ist, die komplett in Papierkorb zu schmeißen und gar nicht zu erledigen.

00:07:27: Da muss natürlich ein Stück weit vorsichtig sein.

00:07:29: Wir müssen einmal natürlich hinterfragen, ob es gegebenenfalls Ärger gibt, wenn du

00:07:32: ein To-do gar nicht machst, aber Dinge, die eigentlich keine Wichtigkeit haben und auch

00:07:36: keine Dringlichkeit, mit denen solltest du dich nicht auseinandersetzen, weil ansonsten

00:07:40: das ein totaler Zeitkiller und hast am Ende die wichtigen To-dos, die auf A sitzen, nicht

00:07:44: gemacht, weil du irgendwie über D oder C Prioritäten gesprochen hast.

00:07:49: Wichtig ist, in die ersten Tageshefte packe ich immer zwei von meinen A-Prihos schon rein,

00:07:53: dann bin ich auf jeden Fall auf der richtigen Seite.

00:07:56: Und wenn wir nach Eisenhower gehen, dann ist es auch wichtig, dass wir uns eigentlich

00:07:59: nur um die A-Prihos kümmern.

00:08:01: Die B-Prihos lassen wir so lange liegen, bis sie auch dringend werden.

00:08:05: Also sprich, bis sie eine A-Priorität werden.

00:08:08: Es sei denn, ich habe keine A-Prihos mehr, dann kann ich natürlich mit den B-Prihos

00:08:11: weitermachen.

00:08:12: Bei den Prio C Themen ist es nach der Eisenhower Methode empfohlen, diese zu delegieren.

00:08:18: Also zu gucken, wer kann die machen?

00:08:20: Wer kann dir diese Aufgaben abnehmen, die dringend sind, aber nicht so wichtig?

00:08:23: Das ist natürlich gerade für Führungskräfte besonders wichtig, weil die verzetteln sich

00:08:26: sonst oft in eher unwichtigen Themen anstelle, die A-Prihos anzugehen.

00:08:30: Da musst du natürlich gucken, in welchem Maß hast du die Möglichkeit, Dinge zu delegieren.

00:08:35: Geld übrigens, egal ob wir über Beruf oder Private tu du sprechen.

00:08:38: Und in diesem Zusammenhang möchte ich noch einen wirklich wichtigen Tipp loswerden.

00:08:43: Habe bitte nur eine Liste.

00:08:45: Viele haben eine Tutu Liste für die Arbeit, eine Tutu Liste privat usw.

00:08:48: Umso mehr Listen du hast, umso größer ist wieder die Gefahr, dass dir Dinge durch die

00:08:52: Lappen gehen, dass es nicht auf einen Blick sichtbar ist, dass es wieder mehr Zeit kostet,

00:08:56: dass es nicht effizient oder auch nicht effektiv dadurch wird.

00:08:59: Und der große Tipp ist, habe eine Liste.

00:09:02: Von mir aus kannst du es ja kennzeichnen mit Farben oder mit Buchstaben, wie du es

00:09:06: gerne möchtest, dass das privat oder ein Film tu du es, aber wichtig ist, dass du auf

00:09:10: einen Blick sehen kannst, was sind meine To-dos des Tages, was ist besonders wichtig.

00:09:15: Ihr unterscheidet auch zwischen der Tagesliste, deinem Tagesplan und dem Backlock, so nennen

00:09:21: es in der Agilität, also sprich To-dos für irgendwann, du kannst auch sagen die Irgendwann-Liste.

00:09:25: Das dürfen zwei Listen sein.

00:09:27: Und zwar gibt es ja To-dos, wo ich weiß, die kommen irgendwann auf mich zu, aber die

00:09:31: packe ich nicht in meinen Tagesplan, weil ansonsten laufe ich Gefahr, dass ich die B-Prios,

00:09:36: nämlich die Aufgaben, die zwar wichtig sind, aber nicht dringend, auf einmal heute auf

00:09:41: den Tag lege und die tatsächlich dringend unwichtig auf einmal nicht mehr nach vorne lege und

00:09:46: priorisiere.

00:09:47: Deswegen gibt es für mich die Irgendwann-Liste, wo To-dos drin sind, die aber einfach jetzt

00:09:51: in diesen Tagen noch nicht relevant sind, sondern vielleicht das nächste Woche oder

00:09:53: vielleicht irgendwann mal.

00:09:55: Und ich habe meinen Tagesplan.

00:09:57: Beides bei mir in digitaler Form, aber es ist genauso okay, wenn du sagst du liebst es

00:10:02: aufzuschreiben und durchzustreichen und du machst das gerne analog, dann kannst du das auch

00:10:06: sehr gerne in coolen Teilmann machen, in blankbooks, in richtig coolen, schön gestaltet.

00:10:12: Und es gibt wirklich da eine Menge, Menge Möglichkeiten, die du nutzen kannst um deine

00:10:16: Zeit sinnvoll zu planen.

00:10:17: Also haltet noch mal fest.

00:10:19: Eat the Frog First, die wichtigen Dinge in die erste Tageshälfte.

00:10:22: Meine Empfehlung, die zwei wichtigsten To-dos des Tages, sicher in die erste Tageshälfte.

00:10:27: Dann schreiben wir alles auf, was uns wichtig ist.

00:10:31: Wir haben eine To-do-Liste, wo wir auch private To-dos mit aufführen.

00:10:35: Denn ganz wichtig ist es, dass wir auch alle To-dos, die wir machen, aufschreiben.

00:10:39: Manchmal ist es sogar so, dass ich Dinge erledige, die vorher gar nicht auf der Liste

00:10:42: standen, dann schreibe ich sie dazu.

00:10:44: Warum?

00:10:45: Kann ich dir genau sagen.

00:10:46: Weil ich ansonsten Gefahr laufe, dass ich am Ende des Tages vielleicht nicht alle Listen-Hungte

00:10:51: abgearbeitet habe und anfange frustriert zu sein und mich zu ärgern.

00:10:54: Aber ich habe ja stattdessen vielleicht drei oder vier spontane Aufgaben noch erledigt.

00:10:59: Und wenn ich die gar nicht aufschreibe, dann sehe ich das nicht.

00:11:01: Dann sieht das für mich so aus, als hätte ich heute nur ein oder zwei To-dos erledigt.

00:11:04: Das frustriert.

00:11:05: Aber in Wirklichkeit habe ich fünf oder sechs To-dos erledigt.

00:11:08: Und insofern war das trotzdem ein effektiver Tag.

00:11:10: Er lief nur einfach mal anders als geplant.

00:11:12: Weil bei aller Planung manchmal gibt es eben ganz viele spontane Dinge, die uns davon abhalten,

00:11:17: den Ursprungsplan anzugehen.

00:11:19: Was aber wiederum wichtig ist, dann sauge ich dafür, dass es am nächsten Tag wieder neu

00:11:23: strukturiert ist und dass ich ja nicht Gefahr laufe, Prio A-Termine zu verschwitzen, zu

00:11:28: verdatteln.

00:11:29: Das heißt, die priorisieren nach A, B und C.

00:11:32: Ich gucke, wo ich was delegieren kann.

00:11:34: Die C-Prios gerne delegieren.

00:11:35: Und was weder wichtig noch dringend ist, brauche ich auch gar nicht erst angehen.

00:11:39: Das sind die Tipps.

00:11:40: Und da wir noch viel mehr Produktivitäts-Tipps für deinen beruflichen persönlichen Erfolg

00:11:44: haben, würdest in der nächsten Folge dort weitergehen.

00:11:47: Ich wünsche dir jetzt viel Spaß beim Ausprobieren.

00:11:50: Und teile gerne deine Erfolge.

00:11:52: Oder wenn du noch weitere Tipps und Tricks auf Lager hast, teile sie gerne mit mir.

00:11:57: Und ich gebe sie dir hier in diesem Podcast dann zeitnah wieder.

00:12:00: Danke fürs Zuhören.

00:12:01: Ganz viel Erfolg.

00:12:03: Bis zur nächsten Folge.

00:12:04: Alles Liebe, dein René.

00:12:06: [Musik]

00:12:16: Sehr gut.