Produktivitätshacks für deinen beruflichen und persönlichen Erfolg - Teil 2

00:00:00: Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Quick and busy Podcast Folge "Schön, dass du wieder dabei bist".

00:00:10: Heute geht es um Teil 2 der Produktivitätshex für deinen beruflichen und persönlichen Erfolg.

00:00:16: Und nachdem wir bei der letzten Folge ganz schön über das Thema Priorisieren gesprochen haben, möchte ich da heute dran anknüpfen.

00:00:23: Und zwar möchte ich, dass du mit der Smart-Methode arbeitest, dass du Priorisierst nach Smart, denn diese Technik lässt sich nicht nur auf deine Arbeit,

00:00:34: sondern vor allem auf alle anderen Lebensbereiche genauso anwenden.

00:00:38: Sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld findet diese Methode Anwendung und er weiß sich oft als Schlüssel zum Erfolg.

00:00:45: Hierbei gibt es für jeden Buchstaben der Smart-Methode einen konkreten Punkt, eine bestimmte Bedeutung.

00:00:52: Zusammen ergeben sie eine hoheffiziente Strategie, Aufgaben und Ziele zu bewerten und zu klassifizieren, um erfolgreich zu sein.

00:00:59: Das S in Smart steht für spezifisch. Das heißt nichts anderes, als das Aufgaben ganz konkret beschrieben werden sollen.

00:01:10: Ich nehme mal ein Beispiel, was für mich gerade ein smartes Ziel ist. Ich möchte gerne einen Newsletter ins Leben rufen.

00:01:18: Das ist konkret. Ein Newsletter soll es geben von meiner Firma. Das ist ein spezifisches Ziel.

00:01:26: Das alleine reicht aber noch nicht, dass ich sage, wenn ich so Priorisier, wenn ich so vorgehe, dann habe ich aufsicher das Ziel auch erreicht, denn ich brauche eine Messbarkeit.

00:01:37: Also sprich, welches Ziel verfolgt die Aufgabe und welches Ergebnis wird erwartet.

00:01:42: Also das eine ist das Spezifische, das S und das M steht für das Messbare.

00:01:48: Das heißt, hier wäre es, bei meinem Newsletter zum Beispiel wichtig, dass ich sage, ich möchte einen Newsletter für meine Firma haben, der monatlich erscheint.

00:01:57: Das A des smarten Ziele steht für attraktiv und das bedeutet, dass deine Planung ansprechend und motivierend attraktiv sein soll.

00:02:08: Das heißt, zu enge Zeitfenster oder zu viele Dinge, die du parallel angehst, überfordern dich schnell und dadurch geht die Attraktivität von einem weiteren Ziel ganz schnell flöten.

00:02:19: Das heißt auch hier, es ist relevant, dass du dir auch die Frage stellst, hast du auch Lust auf dieses Ziel. Möchtest du das erreichen?

00:02:28: Das ist zumindest bei selbst initiierten, selbst gewählten Zielen elementar.

00:02:33: Natürlich, wenn du von deiner Führungskraftziele bekommst, dann ist die Attraktivität manchmal ein Stück weit genau der Punkt, woran es scheitern könnte.

00:02:40: Aber auch hier ist es ja besonders wichtig, dann vielleicht noch mal ins Gespräch zu gehen, wie du dafür sorgen kannst, dass dieses Ziel für dich auch eine Attraktivität bekommt.

00:02:51: Das R steht für realistisch.

00:02:54: Ein ganz wichtiger Punkt, eigentlich selbst erklären, plane Zeiten, Termine und Aufgaben immer so, dass sie auch wirklich erreicht werden können.

00:03:03: Nichts ist schlimmer, als sich selber durch eine komplett unrealistische Planung unter Termindruck zu bringen oder permanent in Misserfolg zu münden.

00:03:13: Es braucht ein realistisches Ziel.

00:03:15: Ich gehe zurück zu meinem Newsletter.

00:03:17: Der Newsletter ist ein für mich selbst gewähltes Ziel. Das ist für mich attraktiv. Ich habe Lust, diesen Newsletter zu haben.

00:03:24: Ich möchte meine Kundinnen und Kunden regelmäßig auf Stand halten, neue Tipps geben, zusätzlich zu diesem Podcast.

00:03:30: Auch in schriftlicher Form noch einen Mehrwert liefern, darüber hinaus natürlich über neueste Angebote und Aktionen berichten und so eine engere Kundenbindung erzielen.

00:03:39: Das ist attraktiv.

00:03:40: Und jetzt kommt es unrealistisch wäre, dass, wenn ich sage, es gibt bei mir einen wöchentlichen Newsletter.

00:03:46: Das werde ich zeitlich und inhaltlich nicht gewährleisten können, nicht sicherstellen können.

00:03:51: Aber einmal im Monat einen Newsletter rausbringen, dass es etwas, das für mich realistisch ist und auch über einen langen Zeitraum einzuhalten ist.

00:03:59: Damit ich nicht gleich wieder aufgebe, wenn es nach zwei oder drei Versuchen noch nicht klappt.

00:04:03: Hier sorge ich von Anfang an für einen realistischen Plan.

00:04:07: Und last but not least, das Tee bei Smart, das bedeutet "terminiert". Und das bedeutet, dass du festlegen musst, wann du diese Aufgabe erledigt haben möchtest.

00:04:18: Selbst wenn du von außen eine Deadline-Besetze bekommst, deine eigene Frist kannst du trotzdem auch da noch mal ein Stück weit anpassen.

00:04:26: Weil es kann ja sogar sein, dass du sagst, und für mich ist es wichtig, drei Tage vor der Deadline fertig zu sein, damit ich ein Puffer habe, nacharbeiten kann.

00:04:34: Oder aber, dass ich meine Führungskraft beim Auftraggeber begeistert bin, nämlich einfach schneller bin.

00:04:39: Und wiederum zeige, warum ich unfassbar effektiv arbeite und warum ich derjenige bin, der vielleicht bei der nächsten Gehaltserhöhung den größten Teil davon abbekommen sollte.

00:04:49: In meinem Fall von meinem Newsletter ist es wichtig, dass ich sage, in welchem Monat der Newsletter das erste Mal erscheinen soll.

00:04:57: Das bedeutet, ab dem Monat muss der Newsletter fertig sein.

00:05:00: Selbst wenn ich wahrscheinlich in den ersten zwei, drei, vier Monaten noch gar nicht so wahnsinnig viele Newsletter-Abonnenten haben werde.

00:05:06: Aber in dem Moment, wo das Ding einmal terminiert ist, steht und dann kann es losgehen, weil dann kann ich natürlich auch ins aktive Marketing einsteigen.

00:05:16: Ich werde jetzt schon darüber sprechen, dass es diesen Newsletter geben soll.

00:05:20: Es ist natürlich jetzt total schön, wenn du mal schaust auf meiner Webseite www.coachandchange.de, ob du dort den Newsletter bereits abonnieren kannst, denn dann hat mein smartes Ziel funktioniert.

00:05:32: Denn mein Ziel ist Februar 25 als Start für den Newsletter.

00:05:36: Das sind die Ziele nach smart, spezifisch messbar, attraktiv, realistisch und terminiert.

00:05:43: Ich selber, wenn ich mit meinen Hochschulabsolventen über das Thema smarte Ziele spreche, bringe noch ein kleines Eder hinten dran.

00:05:50: Smarte Ziele, sage ich immer.

00:05:53: Das ist nicht in jedem Lehrbuch zu finden, aber du wirst es wahrscheinlich auch nachlesen können,

00:05:58: kleine E hinten dran heißt eigenständig initiierbar und hier komme ich wieder

00:06:03: gerade aus der Motivationstheorie heraus. Ein Ziel was du selber gar nicht

00:06:08: initiieren kannst hat meistens nicht den gleichen motivierenden Charakter wie

00:06:12: etwas wofür du selber losgehen kannst, wo du selber auch die Sicherheit haben

00:06:17: kannst, dass du mit deiner Mann- oder Womanpower bereit bist dieses Ziel zu

00:06:21: erreichen. Das heißt auch hier der Newsletter ist der für mich eigenständig

00:06:25: initiierbar ja absolut. Ich kann dafür sorgen jeden Tag aufs Neue, dass das ganze

00:06:29: Ding losgetreten wird und das ist natürlich dann eine wichtige Grund

00:06:33: Voraussetzung. Deswegen eigenständig initiierbar noch als sechsten Punkt mit

00:06:39: aufnehmen, dann bist du da auf der absolut sicheren Seite, dass deinem beruflichen

00:06:44: persönlichen Erfolg im Thema Zielsetzung nicht mehr viel im Wege stehen kann.

00:06:48: Bevor ich zum Abschluss dieser Podcast-Heuge komme und dieser zweiteiligen

00:06:53: Hex zum Thema Selbst- und Zeitmanagement möchte ich nochmal auf einen ganz

00:06:57: anderen Punkt hinweisen und zwar ein Punkt den ich auch wirklich jahrelang

00:07:01: falsch gemacht habe und zwar geht es um Pausen. Ich habe jahrelang keine

00:07:07: konsequente Mittagspause gemacht, weil ich dachte ich bin ja viel produktiver

00:07:12: wenn ich durch arbeite. Die Zeit wo andere Pause machen wollte ich nutzen um

00:07:16: vorwärts zu kommen. Das war mein Gedanke, ich bin dadurch viel schneller, viel

00:07:19: weitergekommen und ich muss an der Stelle sagen, das hat Jahre gedauert bis ich

00:07:24: verstanden habe, dass ich mir damit ein riesen Fettnäpfchen aufgebaut habe.

00:07:29: Was heißt Näpfchen? Eine Fettwanne. Denn das war ein Trugschluss. Mitte 20 oder

00:07:35: Ende 20 denken viele mal noch höher, schneller weiter und nur nach vorne und

00:07:38: da denkt man immer man ist sowieso im Gottmodus unterwegs und das ist das

00:07:42: Thema man neigt zur Selbstüberschätzung. Ich weiß heute, dass eine

00:07:46: Mittagspause der Gamechanger ist um danach die Produktivität oben zu halten.

00:07:51: Weil das schaffst du nicht wenn du immer durcharbeitest. Das kannst du ein, zwei

00:07:54: Tage schaffen aber du wirst das nicht über Wochen oder Monate schaffen, weil

00:07:57: das geht an unsere Reserven und wenn unsere Reserven angeknapst werden, dann

00:08:02: werden die weniger und irgendwann sind diese aufgebraucht. Und es gibt genug

00:08:07: wissenschaftliche Forschung die ganz klar besagt, dass es einen Ermüllungsbereich

00:08:10: gibt und die Kunst ist es diesen Ermüllungsbereich eben nicht zu

00:08:14: durchdringen und zu erreichen, weil das ist der Bereich wo mittelfristig

00:08:18: Krankheit und langfristig Burnout und ähnliches entstehen kann.

00:08:23: Deswegen sind Pausen elementar. Du hast so viele Möglichkeiten jetzt von mir

00:08:28: gehört wie du priorisierst, wie du Aufgaben planst, wir haben Eisenhower

00:08:30: gehabt, wir haben Eat the Frog First, wir haben jetzt noch mal darüber gesprochen

00:08:34: wie du smart machst. Deswegen ist es ganz wichtig bei aller

00:08:37: Effizienz müssen wir niemals außer Acht lassen, dass wir Pausen haben.

00:08:42: Deswegen gilt zum Beispiel im Zeitmenschwind die Regel 60/2020. Da

00:08:47: steht dafür, dass du maximal 60 Prozent deines Arbeitstages verplanen sollst.

00:08:52: Ja du hast richtig gehört, 40 Prozent des Tages sollst du nicht verplanen, denn

00:08:57: ansonsten läufst du Gefahr wie ganz viele andere links und rechts von dir, dass du

00:09:02: jede spontane Aufgabe die reinkommt immer nur über Überstunden abwälzen

00:09:06: kannst. Das heißt jedes mal wenn irgendwas anders ist als geplant bist du

00:09:10: dabei wieder eine Überstunde mehr zu machen und genau das kannst du umgehen

00:09:14: indem du eine sinnvolle Tagesplanung hast, die nicht mehr als 60 Prozent fest

00:09:18: verplant mit Meetings und To-dos, die du gerade hast. Die anderen 40 Prozent

00:09:23: solltest du trotzdem arbeiten, aber wir haben 20 Prozent Pufferzeiten für

00:09:28: spontane Aufgaben, für Dinge die kurzfristig reinkommen, für die Gäste

00:09:33: Beschwerden die du in deinem Restaurant mit bearbeiten musst, für die Aufgabe

00:09:37: von deiner Führungskraft die kurz spontan mal eben sagt, ach könntest du noch mal

00:09:40: eben kurz. Das sind ja die Dinge die uns sonst jedes mal das Klinik brechen. In dem

00:09:44: Moment wo du 20 Prozent deiner Arbeitszeit genau dafür zurückhältst, sagst du ja

00:09:48: klar gerne, schaffe ich und trotzdem siehst du dich nicht bis 19 Uhr arbeiten,

00:09:52: sondern weißt du wirst pünktlich rauskommen. Und die anderen 20 Prozent

00:09:56: die nutzen wir für soziale Interaktionen, die halte ich zurück, denn es ist

00:10:02: unfassbar wichtig, dass wir uns auch mal mit Kolleginnen Kollegen austauschen und wie

00:10:06: häufig ist es mir passiert, dass ich da saß und dachte ja ich würde ja eigentlich

00:10:10: gerne mit dir unterhalten, aber ich habe jetzt noch das und das und das und das und

00:10:14: auf einmal hat es mich genervt, dass eine Kollegin gekommen ist und einfach mal

00:10:18: plauschen wollte oder aber ich habe es gemacht, aber das bedeutet ich muss es

00:10:22: nach hinten wieder alles verlängern und der soziale Austausch gehört im

00:10:26: Business dazu, dass es Arbeit, dass es nicht Freizeit und sonst was, sondern das

00:10:29: bedeutet in Kontakt kommen miteinander. Wenn du Führungskraft bist, bedeutet das

00:10:33: in Kontakt sein mit deinem Personal zu fragen, hey wie geht's, was hast du

00:10:38: gemacht, wie war dein Wochenende, das ist Arbeit und das ist Beziehungsmanagement

00:10:42: und das ist nicht nur wenn du Führungskraft bist, auch sonst gehört das

00:10:45: dazu. Das heißt auch von Haus aus, wenn du natürlich dafür nie Zeit einplanst,

00:10:49: was die wenigsten tatsächlich tun, dann wirst du immer in der Überschonde landen.

00:10:53: Und deswegen 60/2020, Pufferzeiten einplanen, Pausen mit einplanen, mach eine

00:11:00: Mittagspause, um wieder Energie zu sammeln, um was ganz anderes zu machen, um

00:11:05: soziale Interaktionen zu genießen oder um dich zu bewegen, um auch vielleicht,

00:11:10: wenn du einen Schreibtisch-Arbeitsplatz hast, um rauszukommen, im Homeoffice

00:11:13: Arbeit ist erst recht, vielleicht eine Hunde Runde oder wenn du kein Hund hast,

00:11:15: dann machst du einfach eine Runde mit dir selber, hörst vielleicht nochmal schön

00:11:18: Musik, machst was anderes und dann bist du nach einer halben Stunde wieder voll

00:11:22: und ganz da und hast auch Power für die zweite Hälfte des Tages.

00:11:25: Ja, das soll es für heute gewesen sein. Wenn du Lust hast auf noch viel mehr Hex

00:11:31: und Ideen zum Thema Selbst- und Zeitmanagement, ganz natürlich bei uns,

00:11:35: auch das Seminar Buchen, ansonsten freue ich mich natürlich, dass du hier wieder

00:11:40: zugehört hast und dann geht es beim nächsten Mal mit einem neuen Thema weiter.

00:11:44: Bis dahin, alles Liebe, dein René.

00:11:49: ♪ Musik ♪