3 Hacks für deine Meetings

00:00:00: Music.

00:00:08: Hallo und herzlich willkommen zu der neuen quick and easy Podcast Folge 3 Hacks für deine Miete.

00:00:16: In dieser Folge geht es darum dir Tipps für Meetings mitzugeben egal ob du Mitarbeitender bist bei dir im Betrieb

00:00:25: oder ob du die Teamleiterin Moderatoren oder ähnliches bist denn Meetings haben glaube ich in nahezu jedem Unternehmen einen gewissen Anteil.

00:00:36: Ich erinnere mich noch zu gut an meine Zeit als Angestellter da gab es regelmäßig Teammeetings und unser Team war relativ groß.

00:00:45: Und diese Tage waren eigentlich immer die Tage wo ich schon morgens gedacht habe oh Mann das wird ja wieder.

00:00:51: Ich habe in der Regel einen sehr vollen Terminkalender und ich empfand Meetings er als absolut störend und Meister der Unproduktivität.

00:01:01: Bin sogar soweit dass ich an der Pinnwand hinter meinem Arbeitsplatz so ein Schild hatte wenn du keine Lust hast zu arbeiten dann geh doch in ein meeting.

00:01:10: Jetzt in der Beratungsarbeit sehe ich immer wieder viele Führungskräfte die von meeting zu Meeting head.

00:01:17: Das lässt sich natürlich nicht ganz vermeiden aber was ich deshalb umso wichtiger finde ist dass man auch da mal kritisch drauf schaut.

00:01:23: Und heute möchte ich euch von Jeff Pesos erzählen Jesus ist euch wahrscheinlich ein Begriff,

00:01:28: der gute Mann hat in einer Garage angefangen ein Online-Buchhandel aufzubauen der sich Amazon nennt ja kennen wir alle ich will jetzt gar nicht sagen dass das super toll ist aber natürlich das was er geleistet hat ist schon riesengroß.

00:01:41: Und er hat aber etwas sowie alle von profitieren können er hat die sogenannte zwei Pizza Regel bei Amazon etabliert.

00:01:49: Zwei Pizzen Regel was ist denn das nun ganz einfach er hat gesagt leidet nie mehr als so viele Leute ein die von zwei großen Pizzen satt werden.

00:01:58: Das heißt übersetzt also wir sehen von amerikanischen größten an dieser Stelle kann man sagen eigentlich nie mehr als 5 bis 8

00:02:04: Teilnehmer Promi tief und das ist eine Regel die möchte ich euch tatsächlich mal mitgeben

00:02:10: denn sie ist auch nicht nur francesas und den Pizzen bekannt geworden sondern auch Studien belegen dass die ideale Teilnehmerzahl von Meetings,

00:02:19: zwischen fünf und neun Teilnehmern liegt das bedeutet Umkehrschluss alles was mehr als neun Teilnehmer hat da singt die Produktivität

00:02:28: massiv weil das dann sehr viele Redundanzen gibt dann gibt es Leute die man ziehen Vordergrund spielen dann muss es jeder gesagt haben nur ich habe es noch nicht gesagt und ihr kennt das vielleicht selber wenn ihr in eure Meetings denkt.

00:02:40: Vineyard fünf Teilnehmer sind in Meetings jetzt auch nicht zwingen zu empfehlen außer natürlich

00:02:44: ihr seid nur vier Leute in eurem Team dann ist das okay aber weniger als 5 bedeutet immer das manchmal so ein bisschen die Vielfältigkeit verloren geht also auch die unterschiedlichen Meinung die vorherrschen das ist nämlich sehr sehr wichtig die auch mit einzufangen damit ihr nicht,

00:02:58: Entscheidung aus dem Elfenbeinturm wie man so schön sagt,

00:03:01: fällt also sprich Entscheidung die die Belegschaft gar nicht mitgeht die die Kolleginnen und Kollegen gar nicht gut finden deswegen sagt man gut Teilnehmerzahl liegt zwischen 5 Uhr und 9 Uhr wir können uns das merken mit den,

00:03:12: zwei Pizzen eine zweite Regel die Jeff Pesos dazu noch mitgeprägt hat ist Macht der Meetings immer nur in der Zeit zwischen 10 Uhr und 12 Uhr.

00:03:21: Finde ich auch ein sehr sehr produktiven und hilfreichen Tipp weil erstens,

00:03:25: alle die sich mit dem Thema Biorhythmus auseinandergesetzt haben wissen dass in den Vormittagsstunden tatsächlich die Produktivität am höchsten ist das heißt wir können dort und Meeting auch tatsächlich was erarbeiten,

00:03:36: sofern ihr nicht Meetings als reiner informations ablade Veranstaltung durchzieht da komme ich dann wieder zu einem großen Kritikpunkt das sollte Meetings gar nicht sein sondern im Meeting solltest du,

00:03:46: deine Leute dazu ermächtigen zu arbeiten und deswegen zehn das 12 sehr sehr gut ein zweiter Punkt den ich auch noch sehr wichtig findest dass du auch Mitarbeitern in Teilzeit

00:03:55: der wegen dieser Zeit immer er möglichst an Meetings teilzunehmen solltest du Meetings in die Nachmittagsstunden legen

00:04:02: wird es immer die Gefahr dass z.b. Mütter oder Väter dann dort gar nicht mehr ohne Stress dran teilnehmen können und dadurch ein Ungleichgewicht reinkommen und ich finde gerade in der heutigen Zeit sollte es,

00:04:13: ein absolutes Merkmal sein dass ihr auch Teilzeit freundlich eure Meetings liegt.

00:04:19: Der große Vorteil wenn du natürlich die Meeting Teilnehmerzahl begrenzt ist dass du auch nur die Leute einlädst die vielleicht zu den Themen die gerade anstehen wirklich passend sind.

00:04:28: Darf ich jetzt auch die Wahrscheinlichkeit geringer das ist eine reine informations abgeben langweilige Veranstaltung sein wird sondern es bedeutet dass dann auch die richtigen Leute zu Wort kommen die du brauchst um die Fragestellung die gerade anstehen zu beantworten.

00:04:41: Natürlich darfst du jetzt nicht auf einmal deine meetingkultur komplett verändern und allen sagen pass auf das ist noch jeder zweite zu mieten kommen sowas muss,

00:04:49: angekündigt werden es muss erklärt werden warum und dann musst du natürlich gucken wer passt wohin damit sich keiner benachteiligt fühlt sonst hast du hier im gleichen Riesenproblem aufgemacht und sagt Mensch bin eh das war ein toller Tipp,

00:05:00: also das heißt immer erst natürlich über nachdenken reflektieren gucken was macht das mit deinen Leuten und dann mit den ins Gespräch gehen bevor du das umsetzt.

00:05:08: Aber glaube mir die Gesprächskultur wird sich massiv verändern und auch die Belegschaft wird das in der Regel eher begrüßen weil.

00:05:15: Denk an mich dass manchmal auch ehrlich gesagt hast schon aggressiv gemacht hat und man wusste was ist wieder mit den Tag heute.

00:05:22: Nicht nur für Teamleiterin und ihn leider habe ich jetzt noch einen wichtigen Tipp,

00:05:26: und zwar möchte ich dir sagen dass es natürlich auch in Meeting Selbstdisziplin braucht also stell dir bitte die Frage braucht es mich gerade muss ich jetzt wirklich mein Wortbeitrag,

00:05:39: abgeben oder nicht ständig gleich die Frage hat es schon jemand anders gesagt was ich gesagt habe dann sag es einfach nicht.

00:05:47: Für die Frage bist du jetzt gerade der Experte für dieses Thema und muss sich deswegen zu Wort melden wenn ja dann melde dich zu Wort und gib deinen Beitrag,

00:05:55: aber noch die anderen die mit den Gehalt expert und da musst du vielleicht jetzt nicht Dein Beitrag da leiste ich finde das auch immer noch sehr sehr wichtig sich selber im Meeting besser zu kontrollieren.

00:06:04: Bilder zu neigst er soll aufbrausender Typ zu sein dann gebe ich dir auch noch einen Geheimtipp bei dazu gehörte ich ganz lange ich habe irgendwann auf meine Meeting Unterlagen den Spruch in der Ruhe liegt die.

00:06:14: Was heißt ich habe immer darauf geschaut und das hat mir geholfen,

00:06:18: nicht zu schnell in die Emotionen zu gehen sondern sachlich zu bleiben und dann eben auch vernünftig zu argumentieren und nicht nachher den Fehler zu machen dann emotional zu werden in Meetings.

00:06:28: Die Gefahr besteht natürlich immer dann wenn du eh schon genervt bist und wenn du eigentlich keine Zeit für mit den hast und dann kommt noch ein Wortbeitrag der dich irgendwie auf die Palme bringen und dann Puff dann machst du ein emotionalen Angriff und hinterher denkst du Mist das war gar nicht so gut.

00:06:43: Alter Jeff Pesos Regel reduziere die Teilnehmer natürlich können Meetings auch gelingen mit größerer Runde das wäre er jetzt gelogen und wenn ich jetzt sagen und es funktioniert nicht es funktioniert,

00:06:54: dann allerdings tatsächlich nur richtig gut wenn du eine vernünftige Moderation durch.

00:07:00: Also spricht Herr nenne bitte eine Person zum Moderator dazu Moderatorin und starte diese Person auch mit aller Macht aus.

00:07:10: Wir haben bei uns damals immer gesagt alle macht den Moderator der Moderatorin und das war damit auch gemeint das heißt dass wir ganz explizit gar nicht die Leitung in die Moderation scrolle gesetzt haben.

00:07:21: Weiße sehr schwer der Leiter oder die Leiterin zu seinem gleichzeitig zu moderieren ist viel einfacher wenn man auch mitdiskutieren möchte dann jemanden aus dem Gremium zu bestimmt vielleicht sogar jemand der Lust hat der sagt ich möchte mich in diesem Bereich weiterentwickeln.

00:07:34: Und diese Person auch mit der Macht ausgestattet das heißt diese Person ist dann auch berechtigt z.b. der Leiterin oder dem Leiter zusagt das auf das wurde schon gesagt,

00:07:44: oder ihre Zeit ist jetzt um das ist natürlich Voraussetzung dass sowas in einer Moderation Skulptur dann auch erlaubt ist.

00:07:52: Das heißt es geht darum auf die Zeit zu achten als Moderatoren oder als Moderator geht darum zugucken werden noch neue Argumente gebracht oder drehen wir uns im Kreis,

00:08:01: geht darum die Zielführung des Gespräches im Auge zu behalten.

00:08:07: Und natürlich auch die Wortbeiträge in der richtigen Reihenfolge dann durchzuführen.

00:08:14: An dieser Stelle noch der Hinweis denk dran auch als Moderatorin oder Moderator gilt das gleiche wie auch sonst,

00:08:21: bitte spiele nicht den Oberlehrer oder die Oberlehrerin denn KMK weiß es noch keiner mag Klugscheißer das ist natürlich auch in der Rolle der Moderation sehr sehr wichtig.

00:08:33: Eine Sache noch.

00:08:34: Manchmal ist es schlau diese zwei Pizzen Regel auch wörtlich zu nehmen nämlich einfach mal eine Runde Pizza anziehen zu spendieren und gemeinsam das Meeting vielleicht auch mal so ausklingen lassen oder sogar bei einer Pizza miteinander zu arbeiten.

00:08:49: Das wird auf jeden Fall zumindest für die Stimmung noch mal deutliche positive Signale setzen.

00:08:57: Ja das war jetzt mein kleiner Exkurs in die Welt,

00:09:01: der Meeting ich hoffe dass du für dich den ein oder anderen Hack mitgenommen hast und freue mich wenn du nächste Woche wieder einschaltest wenn es heißt warum lesen und hören doch hilft.

00:09:13: Dahin alles liebe dein Rene.

00:09:18: Wenn du der Meinung bist dass der quick and easy Podcast dir einen Mehrwert liefert dann freue ich mich über eine Bewertung z.b. bei Apple Podcast,

00:09:28: und natürlich auch über eine Weiterempfehlung z.b. kannst du mich gerne in deine Instagram Story verlinken und auf diesen Podcast aufmerksamer.

00:09:37: Danke dafür und dann bis nächste Woche.